Деловое письмо: виды, правила оформления, структура

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
вежливое обращение;
грамотность, краткость и лаконичность информации;
указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
невежливое обращение;
искажение или пространное изложение информации.

Общие требования к письмам

При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения. Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:

Приведение содержания письма в соответствие со стандартами. Существуют термины и обороты, использование которых – сложившаяся практика в деловой среде. Есть также структура, считающаяся стандартом. Стандартизация облегчает восприятие и изложение информации, служит целям оптимизации.
Нейтральный тон. Исключена эмоциональность, слова с определенной окраской (к примеру, не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы).
Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. Все формулировки должны быть точными и однозначными. В обратном случае получатель письма может просто не понять, что ему хотел сказать отправитель.
Лаконичность. Письмо должно содержать только необходимые сведения. Желательно делать текст кратким. Для этого исключаются все участки текста, не относящиеся к делу. Однако текст нельзя сокращать до такого состояния, что получатель не понимает отправителя.
Использование стандартной терминологии. Терминология, которая может использоваться в деловой переписке, регламентируется ГОСТ Р 511141-98.

Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями. Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы.

Структура документа

Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

Обращение. Может быть общим или индивидуальным. Во втором случае указывается имя/отчество получателя (к примеру, «уважаемый Иван Иванович»).
Вводная. Фиксируются причины направления письма. Здесь могут присутствовать ссылки на другие документы.
Основная. Прописывается главная цель обращения. Здесь же можно отразить доказательства, привести анализ ситуации.
Заключение. Завершение текста – целевое действие. К примеру, здесь можно сформулировать свою просьбу/требование.

Не существует идеальных писем. Содержание документа напрямую зависит от множества факторов. К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации.

Составление письма по ГОСТ

Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5. Основные нормы:

Цвет бумаги: белый.
Поля: 20 мм левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.
Дата оформления письма – это дата его подписания.
Ссылка на исходящий номер – это сам номер, а также дата письма, на которое отвечают.
Адресат – это организация, подразделение или человек.
В тексте могут присутствовать таблицы, графы и прочие элементы.
Если есть приложение, нужно указать на этот факт (к примеру «Приложение: на 2 листе в 2 экземплярах»).
Подпись должна сопровождаться расшифровкой.

Если необходимо, прописывается ФИО исполнителя и номер его телефон.

К СВЕДЕНИЮ! Фирма имеет право разрабатывать бланки самостоятельно. То есть, использование ГОСТ – это рекомендация, но необходимость.

Определение понятия

Каждое коммерческое предприятие обязано надлежащим образом вести документооборот с деловыми партнерами. Правильное оформление бумаг при взаимодействии с подведомственными структурами и населением – залог успешной работы государственных учреждений. Ошибки, неточности и некорректные формулировки в документации препятствуют оперативному обмену информацией между коммерческими компаниями и бюджетными организациями.

Использовать указанный инструмент коммуникации следует исключительно по необходимости, чтобы исключить риск излишней волокиты и бюрократизма.

К служебным письмам относят объемный перечень дифференцированных по содержанию бумаг, адресуемых посредством услуг курьера, почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи или электронной почты. В бюджетной сфере официальные документы подготавливаются в рамках императивного формата, когда вышестоящие структуры требуют определенных действий от подведомственных субъектов.

Население также может выступить инициатором составления служебного письма, когда нарушаются права и свободы граждан. Игнорирование их требований может быть оспорено в суде.

Особенности написания электронных писем

Субъекты бизнеса начали активно использовать данный инструмент коммуникации с наступлением 21 столетия. Сегодня каждая компания, занимающаяся предпринимательской деятельностью, адресует корреспонденцию посредством электронной почты. За считанные секунды деловое письмо доходит до адресата, что позволяет экономить время и сосредоточиться на решении вопросов производственного характера.

Но с внедрением в повседневную практику электронного письма у сотрудников компании возникают дополнительные трудности, связанные с поиском нужного документа и выяснением того, на каком этапе работы он находится (согласован ли с топ-менеджерами структурных подразделений, завизирован ли руководителем компании и прочее).

Каждое письмо, подготовленное в электронном виде, нуждается в грамотном оформлении. Существуют общие правила делопроизводства, которые применимы и к указанному варианту служебной переписки.

Ставить на письме печать нет необходимости, но оно должно заверяться электронной подписью. Указанная норма является императивной при подаче заявок и заключении контрактов в сфере госзакупок, а также при предоставлении отчетности контролирующим структурам (ФНС, ФСС, ПФР и прочее).

При обращении в Арбитражные суды истец вправе предоставлять договора, счета-фактуры и деловые письма, подписанные ЭЦП. Такие бумаги могут использоваться в качестве доказательств с целью отстаивания собственных интересов. Завизировать документ можно посредством специальных компьютерных программ («Крипто АРМ», «Крипто-ПРО»).

Как избежать ошибок, смотрите на видео:

Контрагенты используют электронный формат деловой переписки исключительно на добровольной основе. Возможность обмена документов, визируемых посредством ЭЦП, обличается в договорную форму. Контракт о переходе на электронный формат деловой корреспонденции можно составить на бумажном носителе.

Служебные письма – важнейшая составляющая корпоративной культуры общения. Запросы, обращения, уведомления, рекламации по-прежнему позиционируются как основной инструмент коммуникации между организациями, учреждениями и предприятиями. Неправильное составление официальных документов увеличивает риск волокиты и бюрократизации в государственных структурах, а также причинение убытков в виде упущенной выгоды в предпринимательской среде.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Извещение

Неотъемлемый элемент деловой переписки, где фиксируются данные о проведении мероприятий публичного характера (конкурсы, выставки и прочее).

Такой документ адресуется широкому кругу субъектов с целью их привлечения к участию в предстоящих проектах. В извещениях в обязательном порядке содержится информация о месте, времени проведения и условиях участия в нем. Документ может сопровождаться приложениями – программа конференции или анкета посетителя.

Этот вид писем рассылается по списку, а выбор адресата носит формальный характер. Право подписи указанного документа распространяется не только на директора компании, но и руководителя подразделения, курирующего организацию выставки или конкурса.

Как написать уведомление о расторжении договора?

«Тело» уведомления, или другими словами – его основной текст, как вы, наверное, уже догадались, в каждом конкретном случае будет существенно отличаться.
Написав о задолженности, при обращении к должнику, либо не слишком дисциплинированному адресату следует обезопасить себя и составить уведомление о расторжении договора в двух экземплярах, получив на одном из них пометку о получении (желательно, лично в руки руководителю или в соответствующий отдел). Еще один вариант – послать его заказным письмом с уведомлением через почтовый сервис, продублировав в электронном виде.
Хорошим приложением к уведомлению о задолженности будет акт сверки, а начать его следует с фразы: «Уведомляем Вас, что по состоянию на такое-то число у предприятия такого-то возникла задолженность в сумме…».
Во втором блоке уведомления вы можете указать сроки, в течение которых адресат может исправить ситуацию «без потерь» (например, без применения штрафных санкций, если это возможно) либо с минимальными затратами. Кроме того, неплохо указать возможные негативные последствия, которые могут наступить для должника в результате игнорирования данных требований.
И главное, не забудьте в самом начале уведомления сослаться на документ, которым вы руководствуетесь. Например, номером и датой договора, приказа и так далее.

Если разобрать данные советы на конкретном примере, то получим следующий вариант:

Уведомление

о расторжении договора в одностороннем порядке

Адрес получателя: РФ, г. Саратов, ул. Ленина, 44/1

ФИО и должность адресата: коммерческому директору ООО «ЛУЧ-2» Иванову И.И.

ТЕЛ.: (000) 000-00-00, ФАКС: (111) 111-11-11

р/с: 2222222222222222 в Государственном банке России

МФО: 333333, ИНН: 44444444444444444

Уведомляем Вас, что 5 мая 2018 года между ООО «СВЕТ» и ООО «ЛУЧ-2» был заключен договор о выполнении строительных работ по адресу: РФ, г. Саратов, ул. Исполкомовская, 40/5 (далее – Договор).
Согласно с п. 10 Договора наше предприятие имеет право в одностороннем порядке расторгнуть Договор, если Ваша организация нарушает п. 15 Договора.
Согласно с п. 5 Договора Ваша организация обязалась выполнить строительные работы по адресу: РФ, г. Саратов, ул. Исполкомовская, 40/5 до 25 июня 2018 года, однако своих обязательств не выполнила, нарушив условия Договора.
Данным письмом уведомляем Вас о том, что Договор о выполнении строительных работ по адресу: РФ, г. Саратов, ул. Исполкомовская, 40/5 от 5 мая 2018 года на основании п. 3 ст. 450 ГК РФ и п. 10 Договора считается расторгнутым с момента получения данного уведомления.
Требуем до 30 июня 2018 года вернуть денежные средства в сумме 10 тысяч рублей, выданные в качестве аванса на проведение строительных работ.

Подпись руководителя ООО «СВЕТ»

Печать предприятия

Пример
О расторжении

Правила написания делового письма в 2022 году

Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:

единый шрифт для всего текста (Times New Roman с 12, 14);
одинарный интервал;
отсутствие выделений;
разбивка на абзацы.

Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.

Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).

В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:

разрешено использовать угловые и продольные бланки;
правый отступ строго 10 мм;
остальные отступы – 20 мм;
постраничная нумерация используется при размещении текста более, чем на одном листе;
в левый верхний угол вписывается исходящий номер.

Пример типичного официального письма приведен ниже.

Пример официального письма

Нужно учитывать, что информация, изложенная в письме контрагентам или, к примеру, потенциальным партнерам тоже подчиняется правилам. Их немного:

правдивость;
емкость и краткость;
отсутствие грубых выражений;
подчеркнуто вежливый тон (нейтральные обращения не являются желательными);
полные названия и термины (сокращения не допускаются);
отсутствие помарок.

Малейшие исправления создадут руководителю компании-отправителя негативный имидж.

Структура делового письма

Составлять официальные письма по единому образцу невозможно. Разные категории корреспонденции требуют своих бланков, но все же структура должна оставаться единой.

Ее рекомендует придерживаться и ГОСТ

Особенно это важно для «шапки» текста – она должна быть максимально информативной. Шаблон «шапки» делового письма выглядит следующим образом

Структура письма

Тем, кто обеспокоен вопросом того, как правильно написать деловое письмо, необходимо строго следовать структуре:

Заголовок. Некоторые отправители не уделяют заголовку должного внимания. Но на самом деле при грамотном составлении он представляет собой краткое содержание текстовой части. Уже по одному заголовку отправитель определяет, стоит ли ему заниматься вопросом или можно делегировать его кому-либо из сотрудников. Особенно актуально это для электронной переписки.
Обращение. Традиционно выстраивать конструкцию необходимо следующим образом – «Уважаемый + имя и отчество». Если имя адресата неизвестно, то вместо него можно указать занимаемую должность.
Вступление. Вводная информация содержит ссылки на предыдущие договоренности, нормативные акты и не только. Вступление должно раскрывать причину отправки корреспонденции.
Основа. В этой части излагается суть обращения к адресату: просьба, информационный посыл, требования и т.д. Удобнее, если информация разбита на логические блоки.
Итоги. Выводы складываются из текста, приведенного выше.
Подпись.

Если текст составляется от имени ЮЛ, то подписывается он уполномоченным лицом с обязательным штампом организации.

Они дополняются контактной информацией: адресом и номером телефона. По ним в случае необходимости адресат может обратиться за разъяснениями.

Деловые (служебные) письма – понятие, классификация

Письмо — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями,
частными лицами.

Деловыми (служебными) письмами называют все документы, которые служат для связи организации (учреждения) с внешними структурами. Даже
если уже достигнута устная договоренность, подтверждение ее деловым письмом будет гарантом соблюдения ее деловым партнером.

Здесь представлены образцы оформления деловых писем.

Все разнообразие деловых (служебных) писем классифицируют по различным признакам.

По теме деловые письма разделяют на коммерческие и собственно деловые::

Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов. Коммерческие письма составляются от имени
юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос,
письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении
контрактов с иностранными партнерами).
Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны
по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.

По выполняемым функциям деловые письма разделяют на письма-ответы и инициативные письма. Инициативные письма
в свою очередь разделяются на:

письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);
письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное
письмо).

По признаку адресата деловые письма разделяют на обычные и циркулярные:

обычные письма направляются одному получателю;
циркулярные письма – это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчиненным инстанциям
(организациям).

По композиции деловые письма разделяют на одноаспектные и многоаспектные:

В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. Такие письма более предпочтительны. Если необходимо обратиться в организацию
сразу по нескольким вопросам, не связанным между собой, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.
Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться
в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и
письмом-предложением, и письмом-напоминанием.

По форме отправления деловые письма разделяют на:

традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическую силу: договоры, оферта, рекламация);
электронные письма и факсы (используются, когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют).

По структуре деловые письма разделяют на:

регламентированные, форма которых строго оговорена ГОСТом;
нерегламентированные, не имеющие жесткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определенного
формата бумаги.

По цели деловые письма разделяют на:

информационные, создаваемые с целью передать информацию;
рекламные письма — документы, призванные повлиять на адресата.

Виды информационных писем: 5 готовых образцов

Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.

Извещение (уведомление)

Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:

смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
смена реквизитов;
смена юридического или фактического адреса;
подготовка к проведению инвентаризации;
изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.

Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.

Подтверждение намерений

Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос. Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их. В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений.

Разъяснение

Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие. По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).

Напоминание

В таком письме партнер стремится предупредить другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.

Рекламное письмо (коммерческое предложение)

При составлении коммерческих предложений разрешается и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления сообщения

Основная задача документа – привлечь внимание собеседника и вызывать у него желание узнать о товаре или услуге больше, т.е. заинтересовать и побудить к контакту

Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу способно «продать» товар. На самом деле его главная задача – «продать» встречу или телефонный звонок.

Бланк служебного письма

Служебные письма пишут на фирменных бланках организации, специально разработанных для этого вида корреспонденции. Причем в гос. структурах их форму разрабатывает и утверждает специальная служба, а в частных и небольших компаниях – делопроизводитель и утверждает директор.

В обязательном порядке на бланке служебного письма полагается указать следующие реквизиты:

Название компании (организации, фирмы),
Отдел, куда направляется служебное письмо,
Должность исполняющего лица, его ФИО,
Адрес получателя,
Дата, исходящий номер письма, а если это письмо-ответ, то и номера и даты тех документов, на которые пишут ответ,
Заглавие, написанное одной фразой. Если же письмо короткое, то заглавие не требуется.

Проставленные на служебном письме отметки об исполнении, резолюции, подписи руководства также принадлежат к числу реквизитов письма.

Как правило, бланком служебного письма является лист формата А4 и реквизиты располагают в верхнем углу. Посередине бланка реквизиты располагают реже, в основном, такую форму используют госучреждения. Для писем с небольшим объемом текста (не превышающим 8 строк) допускается формат А5.

Структура информационного письма: 5 обязательных разделов

Информационное письмо относится к одному из наиболее распространенных видов деловых писем. Его основная задача – передать конкретную информацию конкретному лицу:

подчиненным;
коллегам;
партнерам;
клиентам;
потенциальным клиентам.

На практике принято соблюдать определенные требования к структуре и тексту документа. Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану:

В верхнем правом углу прописывают должность и ФИО лица, которому адресовано сообщение. Обычно это главный директор предприятия, который в дальнейшем должен ознакомить с текстом письма всех работников либо часть коллег.
В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа. Обычно он начинается с фразы: «Настоящим уведомляем Вас о том, что…». Далее в одно или несколько предложений прописывают суть уведомления (нередко используют нумерованный список).
При необходимости после текста прописывают приложения – список документов, которые прилагаются к сообщению.
Далее автор-отправитель указывает свою должность, название компании, ставит печать и подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы).

Мнение эксперта
Чадова Светлана
Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта

В дополнении к этому материалу рекомендуем ознакомиться с образцом составления сопроводительных писем к документам, .

Подготовка, составление и оформление делового (служебного) письма

Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а, следовательно, составляется с учетом разных аспектов. Так,
например, коммерческое письмо-запрос по своей функции является инициативным, по адресату – обычным, по
композиции может быть как одноаспектным, так и многоаспектным, по структуре — чаще всего регламентированным,
по цели – информационным. Все перечисленное влияет на форму, языковые
особенности письма и должно учитываться при его подготовке и составлении.

Этапы подготовки и составления деловых писем:

Изучение существа вопроса — сбор достаточной информации. При необходимости – изучение законодательства по существу
вопроса, анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов на них.
Подготовка и написание проекта текста письма, его редактирование.
Согласование проекта текста письма, редактирование.
Подписание письма руководителем.
Исходящая регистрация (все виды деловых писем обязательно регистрируются).
Отправка письма.

При оформлении делового письма необходимо учитывать наличие в нем следующих реквизитов:

Наименование организации.
Справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки
на учет.
Дата и регистрационный номер.
Адресат.
Заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4).
Текст письма.
Подписи составителей письма.
Отметка об исполнителе.
Отметка о наличии приложений (в сопроводительных письмах).
Оттиск печати (в гарантийных письмах).

Текст делового письма должен состоять из обращения, вводной части, основной
части и заключения.

Обращение. В обращении, как правило, используются стандартные языковые формулы: «Уважаемый
господин Степанов!», «Уважаемые господа! (если получатели письма неизвестны), «Уважаемые коллеги!» (используется
в общении людей одной профессии)», «Господин президент!» (если адресат — должностное лицо органа власти, депутат,
президент или председатель общества, компании, фирмы и т.п.).
В обращении к хорошо знакомым лицам используют менее официальные формулы: «Глубокоуважаемая Анна Петровна!»,
«Дорогая Анна!».
Если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение можно опустить.

Вводная часть. Во вводной части указывают причины, основания, цели составления документа.
Они нередко сопровождаются ссылками на даты, факты, документы.

Основная часть. Основная часть текста варьируется в зависимости от его конкретного типа,
поскольку в ней формулируется главная цель письма.

Заключение. Заключительная часть письма обычно представляет собой формулы вежливости: «Надеемся,
что наша просьба будет выполнена», «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С пожеланиями успехов»;
«Убедительно просим Вас не задерживать ответ»; «Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную
ошибку).

Текст письма в целом может занимать от одной до трех машинописных страниц

При составлении текста рекомендуют
особое внимание обращать на грамматику, длину предложений (не более 20 слов), ясность смысла

Как правильно ответить на письмо-уведомление?

Адресат, которому написали письмо-уведомление, иногда обязан дать на него ответ, если это, конечно, требуется по контексту.
Как правильно ответить на письмо-уведомление? В таком случае следует сослаться на полученное уведомление, указав его название, дату получения и исходящий номер, прописать свои контакты, и реквизиты получателя.
Удобно начинать такие ответы с фраз: «В ответ на Ваше уведомление сообщаем Вам…», «Спасибо за Ваше обращение…» и так далее.
Планируя отказать уведомителю, хорошенько продумайте и сформулируйте причины отказа.
И помните, какое бы уведомление вы не писали, хорошенько проверьте грамотность его составления. Ведь документ с грамматическими ошибками никто всерьез не будет воспринимать.

Образец служебного письма

Название, адрес, банковские реквизиты организации-отправителя

________________________________________________________________________

Директору хлебозавода №5

Иванову П.Т.

Дата письма

Ссылка на предшествующий документ

О посещении хлебозавода (заголовок письма)

Уважаемый Петр Тимофеевич!

Согласно нашей договоренности подтверждаем посещение учениками младших классов (3-А, 3-Б, 4 класса) хлебозавода 25 марта 2016 года с 13.00 до 15.00.

Просьба выделить специалиста, который провел бы ученикам экскурсию по хлебозаводу. Количество учеников 35 человек.

Приложение: Список учеников на 1 листе в 1 экземпляре.

Директор школы Подпись Н.П. Крутая

Скачать:

Рекламное письмо

Документ составляется с целью увеличения сбыта производимых товаров или повышения спроса на оказываемые услуги

Важно заинтересовать партнера в приобретении продукции, указав в документе возможность предоставления различных бонусов или скидок при оптовой закупке

Структура рекламного письма включает:

вводную часть («Уважаемые партнеры», «Дорогие дамы и господа»)
краткую информацию о компании
ассортимент предлагаемых товаров/услуг с указанием их преимуществ
указание на возможность приобретения продукции по выгодным условиям
упоминание о возможных перспективах сотрудничества

Документ составляется по общим правилам деловой переписки. Но для придания особой значимости рекламному письму допускается использование различных вариантов оформления текста (выделение важных фрагментов).

Требования к документам

Хотя в деловодстве предусмотрено несколько видов служебных писем, правила оформления являются одинаковыми. Они довольно простые, поэтому у работников предприятий не возникают сложности по их составлению

Важно пользоваться только четкой структурой, ставить подпись руководства, а также указывать цель составления документации

Структура

Создание делового документа

Текст формируется по схеме, позволяющей легко понять суть обращения. Письмо состоит из следующих частей:

Введение, содержащее цель и причины составления письма. В нем оставляются важные сведения о событиях или решениях, принятых руководством компании. Доказательная часть. Здесь описывают основания для предъявления претензий или выкладывают важную информацию о каком-либо мероприятии. Заключение. Делают выводы относительно предоставленной информации, выдвигают требования или предложения, а также указывают просьбы или приглашения

Внимание! Разрешается включать в документ только заключительные выводы, без дополнительных объяснений

Необходимые сведения

К служебным письмам относятся разные деловые документы, рассылаемые другим компаниям или гражданам. Поэтому их содержание может быть разным. Но в любом случае,документ должен быть оформлен согласно стандартного шаблона и включать в себя обязательные элементы:

дата составления документации;
порядковый номер;
ссылки на другие бумаги, к которым прилагается письмо;
правильное наименование документа;
название фирмы, являющейся составителем;
инициалы руководителя, ставящего подпись в конце текста;
адрес и ФИО получателя.

Письмо обязательно заверять подписью начальника

Регистрация

Письма являются деловыми документами, поэтому отправители и получатели обязаны осуществлять их грамотную регистрацию. Этот процесс является обязательной процедурой деловодства и здесь есть свои правила:

Регистрация может осуществляться любым структурным подразделением фирмы или же секретарем.
Правила процесса приводятся во внутренней локальной документации предприятия; обычно назначается ответственное лицо, которое занимается составлением бумаг, поэтому в его должностных инструкциях указываются правила регистрации исходящих и входящих писем.
Если нормативный акт отсутствует в фирме, но регулярно приходится составлять много таких документов, то целесообразно формализовать порядок, на основании которого делаются, оформляются, подписываются и отправляются письма.
Регистрация выполняется в специальном журнале, созданном для фиксации деловых документов.

Если компания отказывается формировать нормативные акты, регулирующие правила составления и регистрации деловых бумаг, то ответственное лицо пользуется стандартной процедурой. Для этого заводится журнал, в который включаются реквизиты каждого письма. Приводится дата их отправки, требования и иные важные пункты.

Цель составления служебного письма

Она зависит от вида формируемого документа. Отправка любого письма должна иметь конкретные основания. Поэтому текст делается понятным, кратким и актуальным. Не допускается включать в него лишние или ненужные данные.

Каждое служебное письмо посвящается конкретной теме. Не следует включать в один документ несколько вопросов, поскольку это значительно усложняет его дальнейшее оформление в деловодстве. Составляется текст только от третьего лица, в единичном экземпляре. Только у руководителя фирмы имеется право подписи, но директор может передавать данные полномочия своим заместителям или другим сотрудникам организации.

Отправка служебного письма может выполняться по почте или другими методами. К ним относится телеграф, электронные письма или факсимильная связь. Все чаще организации начинают пользоваться электронным документооборотом, поэтому предпочитают отсылать письма по электронной почте.

Основные правила написания

Такие письма рассылаются широкому кругу лиц, среди которых могут быть как физические лица, так и юридические компании. Текст извещений для компаний и организаций принято начинать с глагола действия в форме первого лица в единственном или множественном числе. При общении с частными лицами правильней будет начать текст с глагола в форме третьего лица в единственном числе. При необходимости к извещениям прилагают пояснительное письмо с подробностями.

Образец письма-извещения для каждого определенного случая индивидуален, но такие письма объединяет их цель донести до получателя информацию различного характера.

Заключение

Деловые письма есть разных видов. Они предназначены для предъявления требований, предоставления гарантий или приглашения на какие-либо мероприятия представителей компаний или частных лиц. Хотя содержание может значительно отличаться, само оформление и последовательность изложения должні выполняться с учетом требований делопроизводства. В обязанности секрктаря-деловода входит не только их своевременная отправка, но и грамотная регистрация.

Заключение

В данной статье мы рассмотрели информационное письмо и варианты рассылок, познакомились с видами писем и разобрали образцы их оформления.

Регулярная информационная рассылка укрепляет отношения с клиентом.
Создавайте релевантные и привлекательные письма.
Поиграйте с форматами рассылок и их наполнением — размещение заголовков, картинок и видео.
Чередуйте промо и информационные письма.
Адаптируйте рассылки под все виды устройств.
Перед отправкой письма проанализируйте его назначение — какое действие должен совершить человек: прочитать материал, перейти на сайт, написать ответное письмо и тому подобное.